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忌引き休暇の連絡はメールでしてもよい?忌引き休暇について知っておきたいことを徹底解説

2022.02.24

こんにちは。ベル少額短期保険の上久保です。
もし身内の訃報があった時、会社へ連絡をする必要があります。最近では在宅ワークの拡大もあり、いつどのようなタイミングで忌引きの連絡をすべきか悩む方もいるのではないでしょうか。

本記事では、忌引き休暇の連絡はメールでしてもよいのか、そのほか忌引き休暇について知っておきたいことについてわかりやすく解説しています。

1. 忌引き休暇とは

忌引き休暇とは、身近な親族が亡くなってしまった際に葬儀を執りおこなうため、または葬儀に参列するために取る休暇のことを指します。

しかし、忌引き休暇は労働基準法で定められた休暇ではありません。
そのため会社によって休暇の有無やルールが違ったり、慶弔休暇とされている場合もあります。

具体的には、特別休暇や有給休暇として対処される、欠勤扱いとなる、福利厚生の一環として見舞金が支給されるなどといったことがあります。

2. 忌引き休暇はいつから、どれくらい取れるのか

忌引き休暇の数え方は大きく分けて2パターンあります。

ひとつは故人がなくなった当日を1日目とする場合です。

もうひとつは翌日を1日目とする場合です。

休日が忌引き休暇として数えられるかどうかも会社によって異なります。忌引き休暇を取る際の就業規則を事前に確認しておくとよいでしょう。

故人との関係忌引き休暇の日数
配偶者10日間
実父母7日間
5日間
兄弟・姉妹3日間
祖父母3日間
配偶者の父母3日間
1日間
叔父・叔母1日間
配偶者の祖父母1日間
配偶者の兄弟・姉妹1日間

3. メールで忌引きの連絡をするのはアリ?

3.1. 忌引きの連絡は、まずは口頭でするのが一般的

忌引きの連絡は早く伝えた方がよいため、基本的には上司へ口頭でおこない、直接伝えることができない場合は電話で伝えるのが一般的です。

緊急の連絡を最初にメールでおこなうのは社会人として最善の手段ではありません。

やむを得ず最初からメールでの連絡になる場合は、件名に「忌引き」という単語を含め、すぐに開いてもらえるようにしましょう。

忌引き休暇の申告は基本的に口頭で連絡をし、承認後に書類やメールで書面として申告します。

3.2. 忌引きメールのポイント

3.2.1. 職場へのメール

職場へメールで連絡することになった場合は、内容を簡潔に書き、自身が不在の間の対応も明記しておくとよいでしょう。

・メール例

件名:忌引き申請○○(名前)

本文:
●●部長

夜分遅くに申し訳ございません。(※深夜など常識的な時間ではない場合)
お疲れ様です。○○です。

○月○日に父が逝去しました。
葬儀のため〇月〇日から〇月〇日まで忌引き休暇を取得させてください。

葬儀及び告別式につきましては詳細が決まり次第、ご連絡いたします。
なお、休暇中の連絡先は090-9999-9999までご連絡ください。

ご迷惑おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

3.2.2.取引先へのメール

取り引き先へのメールも職場と同様、休暇となる理由と不在の間の対応を明記しておくとよいでしょう。社内の相手ではなく取引先のため、葬儀の詳細などについて書く必要はありません。

また、忌引き期間中に取引先と連絡を取ることがない場合は、率先して連絡をする必要もありません。

・メール例

件名:○日より休暇をいただいております。XX株式会社:○○(名前)

本文:
YY株式会社●●課長殿

いつもお世話になっております。
XX株式会社の○○です。

父が逝去したため、〇月〇日まで忌引き休暇となっております。
つきまして、私が不在の間は、弊社○○課の△△までご連絡ください。

ご迷惑おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

XX株式会社
○○(名前)

3.3.忌引きメールへの返信

忌引きメールに返信する際は気持ちを考慮しつつ、可能であれば就業規則に沿った対応の手順を伝えておきましょう。

返信内容はあまり多くは書かず、お悔やみの言葉を端的に添えて送るとよいでしょう。

相手に負担をかけないよう、返信を求めない文面にすることも大切です。

・メール例

件名:Re:心よりお悔やみ申し上げます

本文:
○○さんお疲れ様です。●●です。

この度はお身内にご不幸があったと伺い、略儀ながらメールでお悔み申し上げます。

仕事のことは気にせず、最期のお別れをなさってください。
心よりご冥福をお祈り申し上げます。

○日の出社時には忌引き申請の手続きが必要になりますので、「死亡診断書」を用意してください。(※書類が必要な場合)

本メールへの返信は不要です。

4. 忌引き休暇の注意点

4.1. 就業規則を確認する

忌引き休暇は労働基準法で定められている休暇ではないため、そもそも忌引き(慶弔)休暇がない場合や、忌引き休暇はあるが休暇中の賃金は支払われない場合があります。

会社によってルールが全く異なるため、しっかりと自社の就業規則を確認しておくことが重要です。

4.2. 必要な書類の確認をする

会社によっては書類の提出が求められることもあるため、「死亡診断書」「火葬許可証」「会葬礼状」「訃報」といったものは整理しておくとよいでしょう。

ちなみに学生の場合は、出席日数など進級に関わることもあるため「忌引き証明書」が必要です。

4.3. 忌引き休暇前にしっかり仕事を引き継ぐ

忌引き休暇は最大で10日間取得できるため、会社に行かない日がとても長くなります。

そのため、業務に関してきちんと他の社員に引き継いだうえで休暇に入るのが社会人としては望ましいでしょう。

4.4. 忌引き休暇明けは挨拶を欠かさずおこなう

忌引き休暇は仕方のない休暇ではありますが、休暇中は自分の仕事を代わりに誰かが負担していたことになります。

職場の方や休暇連絡をした取引先には、休暇明けにしっかり挨拶をしておくとよいでしょう。

5. 忌引き休暇期間中にしっかり葬儀を執りおこなうために

忌引き休暇中にしっかり葬儀を終えるためにも、葬儀保険に入っておくと安心です。

故人の口座が凍結してしまい葬儀費用が引き出せなくて困ってしまうというケースもあります。
このようなお金のトラブルに備えるためには、保険の検討をしておいた方がよいでしょう。

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